MITEN SÄHKÖPOSTI TOIMII MYYNNIN KASVUN ESTEENÄ – CASE ILMANVAIHTOKANAVIEN HUOLTO

06.10.2014

Tämä(kin) tarina on tosi. Toimin taloyhtiömme hallituksen jäsenenä ja saan tuon tuosta kontolleni jonkinlaisen operaation liittyen taloyhtiömme rakennusten huoltoon. Tällä kertaa kyse oli ilmanvaihtokanavien puhdistusoperaatio, joka pitäisi suorittaa vähintään kerran kahdessa vuodessa.

Ja eikun Google auki ja hakusanoja hakkaamaan. Löysin nopeasti 4 potentiaalista palveluntarjoajaa ja näiden hinnat olivat jokseenkin samat, n. 750€  / laaki. Luin vielä varmuudeksi eri keskustelupalstoilta asiakkaiden kertomuksia yritysten luotettavuudesta ja toiminnasta – ja yhden palveluntarjoajan tiputin listalta pois keskustelupalstoilta löytyneiden varoitusten takia. Huono palvelu kostautuu sosiaalisen median kautta yrityksille konkreettisesti. Tajuavatkohan yritykset tämän?

Lopputuloksena kolmeen yritykseen lähetin tarjous/yhteydenottopyynnön näiden yhteydenottolomakkeiden kautta. Täytin kaikki kentät, jotka yrityksen tarjous/yhteydenottolomake kysyy ja painoin Lähetä -nappulaa. Ja sitten alkoi kaaos…

Vain yksi palveluntarjoaja vastasi saman päivänä. Alla on sähköpostikeskustelumme pääosittain yhden päivän ajalta.

(Yritys on saanut lähettämäni tarjouspyynnön ja saan sähköpostiin seuraavan kyselyn)

Sähköposti 1

Hei, Tarvitsemme muutaman tarkentavan tiedon rivitaloyhtiöstänne, jotta voimme laskea huoltotarjouksen.

1. Kuinka monta asuntoa rivitaloyhtiössä on?

2. Mikäli kyseessä on -87 rakennettu rivitaloyhtiö, uskon, että teillä on käytössä koneellinen poistoilmanvaihto, ei suinkaan täysin koneellista. Onko ilmanvaihdon säädin liesikanavassa, eikä huoneistoissa ole erillistä ilmanvaihtokonetta esim. kylpyhuoneessa?

3. Kuinka paljon asuinpinta-alaa(m2) huoneistoissa on?

Näillä tiedoilla päästään eteenpäin.

(Vastasin ja täydensin ne tiedot, jotka pystyin ja osasin antaa. Näitä ei yrityksen yhteydenottolomakkeessa kysytty millään tavalla)

Sähköposti 2

Hei!

Kiitos tiedoista.

Aikataulu: Tulisimme suorittamaan huollon Perjantaina 27.6.2014 Klo 09.00 alkaen. Huoltoon varataan yksi (1) pitkä työpäivä kahdelta työmieheltä ja olemme valmiita Klo 18.00 mennessä. Mikäli huolto ei tuona päivänä sovi, ilmoita tästä niin katsotaan toinen aika.

(Aika ei sopinut, eikä yrityksen yhteydenottolomakkeeseen voinut ehdottaa aikoja etukäteen. Laitoin sähköpostiin aikoja, jotka itselleni sopivat)

Sähköposti 3

Terve!

Asia selvä, aika on nyt varattu Maanantaille 23.6.2014 Noin Klo 09.00 alkaen.
Olemme yhteydessä viimeistään huoltopäivän aamuna. Käytämmekö laskutustietoina As Oy Lansantie 14 – lasku taloyhtiölle?

(Tässä vaiheessa alkoi jo ottaa päähän sähköpostisirkus ja vastasin alla olevalla viestillä)

Kyllä.

Miettimällä uusiksi nykyisen verkkosivuillanne olevan Tarjous/Yhteydenottolomakkeen sekä ohjaamalla sen tuottamat tiedot automaattisesti tietokantaan jaettavaksi asianomaisille, olen vakuuttunut, ettei tällaista nyt käytyä sähköpostirumbaa tarvitsisi käydä – kummankaan meistä. On olemassa älykkäämpiä tapoja toimia.

Tietysti jos haluaa lähetellä sähköposteja asiakkaille useita kertoja, niin asia on eri. Asiakas taas ei välttämättä ehdi – tai halua.

Esimerkiksi:
– asiakas voisi nähdä kalenterista vapaat ajat ja varata ne itse
– asiakkaan itse kirjaamat tiedot voidaan siirtää suoraan tarjousmoduuliin, myyjän ei niitä tarvitse kirjata
– tarjouksen tekeminen nopeutuu ja helpottuu oleellisesti
– kaupan syntyessä asiakkaan tiedot (myös sijainti karttanäkymällä) voidaan siirtää suorittavalle taholle
– kaikki yllämainitut voidaan hoitaa älylaitteilla missä tahansa koska tahansa

Terveisin

Thomas

Sähköposti 4

Olisiko Sinun mahdollista tulla vierailemaan toimistollamme? Voisimme keskustella asiasta enemmän, olemme harkinneet yrityksellemme kyseiseen ongelmaan erilaisia ratkaisuja jo jonkin aikaa.

Lopuksi.

Kävin kylässä ja henkilön, jonka sähköpostiin ohjautuivat kaikki asiakaskyselyt, vitutus näkyi kilometrin päähän. Tämä istuu parhaimmillaan 12 tuntia päivässä sähköpostin ääressä ja säätää eri asiakkaiden ja suorittavien henkilöiden välisiä toimintoja – ja sähköpostilla. Toista kaveria vastaamaan ei voi ottaa, ovat kokeilleet. Syntyy vielä suurempi sotku – kasvun este siis. Toimarilla on visio, jossa koko maa otetaan haltuun. Ei taida onnistua nykyisin toimintatavoin.

Helpottunee radikaalisti jahka saamme näille räätälöidyn edealer™ -sovelluksen pystyyn. Loppuu sähköpostikaaos kertaheitolla ja voivat ottaa enemmän tilauksia vastaan – ja Suomen valloitus voi alkaa. Loppujen lopuksi tekemällä vähemmän, saadaan enemmän –automatisointi kannattaa.

Ja ne kaksi muuta yritystä, jotka saivat tarjous/yhteydenottopyynnön. Nämä vastasivat n. viikko tarjous/yhteydenottopyynnön jälkeen – ja samalla tavalla, lisätietopyynnöllä sähköpostiin. Lähetin näille kohteliaan viestin, jossa kerroin jo tilanneeni palvelun. Nopeat syövät hitaat.